Datenschutz 

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Wir freuen uns über deinen Besuch auf unserer Webseite. 

Datenschutzerklärung

Für die Universität zu Köln hat der Datenschutz sehr hohe Priorität. Generell gilt, dass personenbezogene Daten von uns nur im notwendigen Umfang verarbeitet werden. Welche Daten zu welchen Zwecken und auf welcher Grundlage benötigt und verarbeitet werden, ergibt sich maßgeblich aus dem Grund, weshalb Sie mit uns in Kontakt treten oder welche Leistung Sie in Anspruch nehmen. Personen unter 16 Jahren sollten ohne Zustimmung der Eltern oder Erziehungsberechtigten generell keine personenbezogenen Daten an uns übermitteln. Im Folgenden informieren wir Sie gemäß Artikel 13 EU-Datenschutzgrundverordnung über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit Ihrem Besuch auf der Website OpenCampus.uni-koeln.de. Alle verwendeten Begriffe sind im Sinne von Artikel 4 DSGVO zu verstehen.

Verantwortlicher für den Datenschutz ist:
Universität zu Köln
Körperschaft öffentlichen Rechts, vertreten durch den Rektor
Albertus-Magnus-Platz
50923 Köln
Telefon: 0221-470-0

Fachverantwortliche Stelle ist Abteilung 21, Zentrale Studienberatung, Universitätsstr. 22a, 50937 Köln, Email: opencampus@verw.uni-koeln.de.

Die Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten lauten wie folgt:

Datenschutzbeauftragte der Universität zu Köln
Albertus-Magnus-Platz
50923 Köln
E-Mail: dsb@verw.uni-koeln.de

Zweck, Art und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Internetseite opencampus.uni-koeln.de dient der Information und Beratung interessierter Personen zu Studienangeboten an der Universität zu Köln. Hiermit erfüllt die Universität eine gesetzlich zugewiesene Aufgabe im öffentlichen Interesse, § 58a Absatz 1 Hochschulgesetz NRW. Als digitales Informationsangebot soll die Internetseite nach individuellen Bedürfnissen nutzbar sein und ist auf Kommunikation zwischen Interessierten und Studienberater*innen gerichtet. Eine automatisierte Entscheidungsfindung (z.B. Profiling) findet nicht statt.

1. Web-Protokolle des zentralen WWW-Servers

Die Universität zu Köln erhebt und speichert automatisch in den Protokolldateien des Web-Servers Informationen, die Ihr Browser an uns übermittelt. Dies sind:

– Browsertyp und –version
– Rechnername oder IP-Adresse des zugreifenden Rechners
– Uhrzeit der Anfrage an den Server
– angefragte Web-Seite.

Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an Ihren Rechner zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse Ihres Rechners für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben.Zwecks Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme und Gewährleistung ordnungsgemäßer Funktionsweise, sowie im Falle von Angriffen zur Rechts- oder Strafverfolgung werden diese Daten für einen Zeitraum von höchstens 7 Tage lang gespeichert und dann vollständig anonymisiert (gelöscht oder verfremdet). Danach sind die genannten Daten nicht mehr personenbezogen. Sie werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zwecks ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind.

Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 lit. e EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

2. Live-Chat

Wir möchten Websitebesucher*innen die Möglichkeit geben, uns digital ebenso einfach ansprechen zu können, wie bei einem tatsächlichen Besuch auf dem Campus. Ein Live Chat ist im Rahmen der rein digitalen Kontaktaufnahme zu Studieninteressentinnen und Studieninteressenten eine notwendige Ergänzung der Telefon- und Emailkontaktmöglichkeiten. Er dient als niedrigschwelliges Angebot zur individuellen Echtzeitkommunikation und soll nur als Erstkontakt dienen. Für individuelle Beratungen werden die Interessierten auf andere Kommunikationswege verwiesen.

Wir nutzen einen Live-Chat des Unternehmens Userlike UG, Probsteigasse 44-46, 50670 Köln, Deutschland.

Es handelt sich um ein cloudbasiertes System, so dass Nutzerdaten auf Servern von Cloudanbietern als Unterauftragnehmern verarbeitet werden. Grundlage ist eine Vereinbarung über die Verarbeitung von Daten im Auftrag, Artikel 28 DSGVO. Der Datentransport erfolgt verschlüsselt. Zur Verschwiegenheit verpflichtete Beschäftigte des Anbieters oder seiner Unterauftragnehmer können ggf. im Rahmen der technischen Unterstützung und nur für diesen Zweck personenbezogene Daten einsehen. Die Verarbeitung findet auf Servern im EU-Raum statt. Da der Cloudanbieter seinen Sitz in den USA hat und ein Zugriff technologisch nicht ausgeschlossen werden kann, handelt es sich rechtlich um einen sogenannten Drittlandtransfer, der auf die Standarddatenschutzklauseln der EU-Kommission gestützt wird, um ein der DSGVO angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten.

Bei Aufruf der Website opencampus.uni-koeln.de wird das Chat-Widget in Form einer JavaScript-Datei geladen. Das Chat-Widget stellt technisch den Quellcode dar, der auf Ihrem Computer ausgeführt wird und den Chat ermöglicht. Es werden folgende personenbezogene Daten benötigt, die automatisiert an den Dienstleister übermittelt und für die Dauer von 60 Tagen gespeichert werden:

– Datum und Uhrzeit des Aufrufs,
– Datum und Uhrzeit des Aufrufs,
– Browsertyp/ -version,
– IP-Adresse,
– verwendetes Betriebssystem.

Rechtsgrundlage dieser automatisierten Übertragung ist Artikel 6 Absatz 1 lit. e EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Verbindung mit § 58a Absatz 1 Hochschulgesetz NRW und der Richtlinie über die Hygiene- und Schutzmaßnahmen im Corona-Betrieb der Universität im Wintersemester 2020/2021.

Wenn Sie den Chat nutzen werden folgende weitere Daten übermittelt:
– Menge der gesendeten Daten.
– Optional Vorname, Name, und E-Mail Adresse.

Je nach Gesprächsverlauf mit unseren Mitarbeitern, können im Chat weitere personenbezogene Daten anfallen, die durch Sie eingetragen werden. Die Art dieser Daten hängt stark von Ihrer Anfrage ab oder dem Problem, welches Sie uns schildern. Der Verlauf des Live-Chats wird jeweils für die Dauer von 30 Tagen gespeichert, um eine ordnungsgemäße Bearbeitung des Anliegens zu gewährleisten. Sofern Sie dies nicht wünschen, können Sie jederzeit durch eine Email an oben angegebene Kontaktadresse die Löschung des Chatverlaufs verlangen.

Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitungen ist Ihre Einwilligung, Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung in die vorübergehende Speicherung jederzeit widerrufen durch eine Email an die oben angegebene Kontaktadresse. Auf Ihren Widerruf werden die Daten unverzüglich gelöscht.

 

3. YouTube

Damit Website-Besucher*innen einen unmittelbaren und visuellen Eindruck von den Studienbedingungen an der Universität zu Köln erlangen können, ist die Einbindung von YouTube Videos erforderlich. Durch die Einbindung von YouTube als Dienstleister und bei der aktiven Nutzung dieser Dienste, wie dem Abspielen eines Videos auf der Webseite, werden Daten der Website-Besucher*innen entsprechend der Datenverwendungsrichtlinien übermittelt und verarbeitet. Die Universität hat keinen Einfluss auf die Datenerhebung und deren weitere Verwendung durch die sozialen Netzwerke.

Empfänger von personenbezogenen Daten
Personenbezogene Daten von Website-Besucher*innen werden nur zu den oben genannten Zwecken und an die dort genannten Empfänger übermittelt. Sofern eine Übermittlung an andere Stellen oder zu anderen Zwecken erfolgt, werden Sie gesondert informiert.

Betroffenenrechte
Sie haben als betroffene Person das Recht auf
• Auskunft vom Verantwortlichen über Ihre Daten
• Berichtigung Ihrer Daten
• Löschung Ihrer Daten
• Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten
• Datenübertragbarkeit

Sie haben auch das Recht
• der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen.

Im Einzelfall kann es sein, dass diese Rechte durch die DSGVO eingeschränkt sind. Das ist meist der Fall, wenn die Datenverarbeitung zur Erfüllung einer gesetzlichen Aufgabe erforderlich ist.

Sie haben das Recht, eine erklärte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die auf der Einwilligung beruhende Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bleibt also rechtmäßig.

Sie können die vorgenannten Rechte vorzugsweise bei der oben unter genannten fachverantwortlichen Person geltend machen.Sie haben außerdem das Recht sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Aufsichtsbehörde für den Verantwortlichen ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.

4. Webanalyse durch Matomo (ehemals PIWIK)

1. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir nutzen auf unserer Website das Open-Source-Software-Tool Matomo (ehemals PIWIK) zur Analyse des Surfverhaltens unserer Nutzer. Die Software setzt ein Cookie auf dem Rechner der Nutzer (zu Cookies siehe bereits oben). Werden Einzelseiten unserer Website aufgerufen, so werden folgende Daten gespeichert:

  • Zwei Bytes der IP-Adresse des aufrufenden Systems des Nutzers
  • Die aufgerufene Webseite Die Website, von der der Nutzer auf die aufgerufene Webseite gelangt ist (Referrer)
  • Die Unterseiten, die von der aufgerufenen Webseite aus aufgerufen werden
  • Die Verweildauer auf der Webseite
  • Die Häufigkeit des Aufrufs der Webseite

Die Software läuft dabei ausschließlich auf den Servern der Universität zu Köln. Eine Speicherung der personenbezogenen Daten der Nutzer findet nur dort statt. Eine Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt nicht.

Die Software ist so eingestellt, dass die IP-Adressen nicht vollständig gespeichert werden, sondern 2 Bytes der IP-Adresse maskiert werden (Bsp.: 192.168.xxx.xxx). Auf diese Weise ist eine Zuordnung der gekürzten IP-Adresse zum aufrufenden Rechner nicht mehr möglich.

2. Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Nutzer ermöglicht uns eine Analyse des Surfverhaltens unserer Nutzer. Wir sind in durch die Auswertung der gewonnenen Daten in der Lage, Informationen über die Nutzung der einzelnen Komponenten unserer Webseite zusammenzustellen. Dies hilft uns dabei unsere Webseite und deren Nutzerfreundlichkeit stetig zu verbessern. Durch die Anonymisierung der IP-Adresse wird dem Interesse der Nutzer an deren Schutz personenbezogener Daten hinreichend Rechnung getragen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Nutzer ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO.3.

3. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für unsere Aufzeichnungszwecke nicht mehr benötigt werden. In unserem Fall ist dies nach 90 Tagen der Fall.

4. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Cookies werden auf dem Rechner des Nutzers gespeichert und von diesem an unserer Seite übermittelt. Daher haben Sie als Nutzer auch die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Werden Cookies für unsere Website deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen der Website vollumfänglich genutzt werden.

Wir bieten unseren Nutzern auf unserer Website die Möglichkeit eines Opt-Out aus dem Analyseverfahren. Hierzu müssen Sie dem entsprechenden Link folgen. Auf diese Weise wird ein weiterer Cookie auf ihrem System gesetzt, der unserem System signalisiert die Daten des Nutzers nicht zu speichern. Löscht der Nutzer den entsprechenden Cookie zwischenzeitlich vom eigenen System, so muss er den Opt-Out-Cookie erneut setzten. Alternativ können Sie die „Do-not-Track“-Einstellung in Ihrem Browser aktivieren.

Nähere Informationen zu den Privatsphäreeinstellungen der Matomo Software unter folgendem Link: https://matomo.org/docs/privacy/.

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